Protocolo para reuniones: códigos de conducta para celebrar reuniones exitosas

Seguro que lo has experimentado en más de una ocasión, entras a una reunión que se alarga durante horas y, cuando sales, no solo has dejado de hacer un montón de tareas que tenías pendientes sino que, además, no has sacado ninguna conclusión de todo lo que se acaba de hablar.

La escena es bien conocida. Y ahora con el teletrabajo todo se llena de chats, reuniones con vídeo conferencia, temas sin preparar o en ocasiones organizadas sobre la marcha sin saber muy bien qué temas se van a tratar. Resultado, toda la gente sale con la impresión de haber perdido el tiempo. Diferentes estudios demuestran que las reuniones son menos productivas y eficaces de lo que deberían.

En Write han preparado una infografia con una guía rápida para preparar nuestro protocolo a seguir para tener reuniones eficaces.

En lo personal encuentro esta guía muy interesante y útil. En mi trabajo tengo que asistir cada día a varias reuniones, muchas de ellas, la mayoría son reuniones online en donde equipos de diferentes lugares del mundo coinciden y puedes creerme que en ocasiones se habla de todo menos de lo realmente importante.

Protocolo para reuniones: códigos de conducta para celebrar reuniones exitosas
Infografía ofrecida por Wrike – Programas De Gestión De Proyectos

En lo personal, lo que creo que son puntos importantes son:

  • Respeta el timingEs frecuente que las reuniones superen el plazo de tiempo que se había establecido. Lo ideal sería que una reunión no excediera 1 hora. Entre los 30 y los 60 minutos es el tiempo que podemos conservar un alto nivel de concentración y de implicación.  Si prevés que pueda durar más de 1 hora, ten en cuenta hacer una pequeña pausa.
  • Convoca a las personas necesarias. Para una reunión realmente eficaz y con una lista de tareas concretas a realizar, convoca a las personas directamente implicadas. Nunca un gran número. 5 personas como máximo.
  • Valora el interés de la reunión. Estás pensado en convocar una reunión pero, ¿es realmente necesario
  • Diseña un planning concreto y comunícalo. Elabora un plan de cómo irá la reunión y envíasela a todos los participantes, comunica los objetivos de la reunión de forma clara y concisa y los temas que se tratarán.
  • Establece un tiempo para las preguntas y respuestas. Hay muchos puntos que se tocan en una reunión que necesitarán algunas aclaraciones. Deberías fijar un espacio de tiempo para preguntas y respuestas.
  • Lleva a cabo las acciones comprometidas en la reunión. No hay nada que más pueda enervar a un trabajador que haber pasado un montón de rato en una reunión para que luego no se lleve a cabo nada de lo que allí se ha tratado. Es totalmente desmotivador.
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